城建檔案是城市建設(shè)的歷史記錄，城建檔案管理是城市建設(shè)管理工作的重要組成部分。隨著我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的蓬勃發(fā)展和城市化水平的不斷提高，城建檔案的數(shù)量日益增加，其種類和載體形態(tài)日漸豐富，如何對(duì)這些不斷產(chǎn)生和紛繁復(fù)雜的檔案資料的科學(xué)管理和有效利用，既是廣大城建檔案工作者的迫切愿望，也是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的迫切需要。
城建檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是為提高城建檔案管理效率，改進(jìn)現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)城建檔案管理發(fā)展，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立的城建檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，是各地城建檔案館的綜合解決方案。系統(tǒng)可將不同載體上的、不同表現(xiàn)形式的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)錄入、掃描等多種手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，達(dá)到利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理和傳輸目的。系統(tǒng)具有高效率管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的多媒體全文數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，能夠開展檔案計(jì)算機(jī)檢索、檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢服務(wù)以及網(wǎng)上檔案信息的開發(fā)利用、公開發(fā)布檔案信息、提供檔案宣傳與指導(dǎo)等，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的要求。
軟件主要功能簡介如下：
◆ 業(yè)務(wù)審批流程
單流程
整個(gè)審批流程有三個(gè)單（子）流程。分別對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄像檔案的審批。檔案可以走單流程最終進(jìn)入檔案館庫房也可以走綜合流程。需注意的是，單流程的結(jié)束僅表示該材質(zhì)檔案的處理結(jié)束，并不表示整份檔案審批流程的完成。
紙質(zhì)接收->> 紙質(zhì)初審 ->> 紙質(zhì)復(fù)審 ->> 紙質(zhì)審核 ->>紙質(zhì)立卷->>紙質(zhì)分卷->>預(yù)歸檔->>歸檔
照片接收->> 照片初審 ->> 照片復(fù)審 ->> 照片審核 ->>照片立卷->>照片分卷->>預(yù)歸檔->>歸檔
聲像接收->> 聲像初審 ->> 聲像復(fù)審 ->> 聲像審核 ->>聲像立卷->>聲像分卷->>預(yù)歸檔->>歸檔
綜合流程
->> 綜合復(fù)審 ->> 綜合審核 ->>裝訂->>歸檔
當(dāng)三個(gè)單流程節(jié)點(diǎn)都走到審核，或?qū)徍艘院蟮臅r(shí)候，就可以在綜合復(fù)審界面中選擇進(jìn)入綜合復(fù)審。綜合流程，表示對(duì)整份檔案進(jìn)行審理，完成后即表示對(duì)整份檔案的審理完成。綜合審核之后代表對(duì)檔案的審批已經(jīng)結(jié)束。
◆ 虛擬檔案室
管理人員可以像在現(xiàn)實(shí)中一樣定位好檔案的具體位置，查詢?nèi)藛T查詢到檔案后只要看到虛擬位置就能夠到現(xiàn)實(shí)中的檔案室中尋找到紙質(zhì)檔案。檔案柜、室設(shè)置：提供增加、修改、刪除檔案柜等功能，可自定義設(shè)置行、列及檔案的具體存放數(shù)量等相關(guān)信息，檔案管理更簡便；檔案室的設(shè)置可以無限多級(jí)。虛擬檔案室的組成可參考本公司軟件。
檔案室設(shè)置規(guī)則如下：
（1）定義檔案室名稱
（2）設(shè)置檔案室的排數(shù)和列數(shù)
（3）定義每列的列名和卷標(biāo)名：
列名示例：1列、2列、3列…….
卷標(biāo)名：由1組可由證號(hào)組成，示例：01047015-01049830。
（4）設(shè)置檔案列的層數(shù)和組數(shù)
（5）定義每個(gè)層組的卷標(biāo)名：由1組證號(hào)組成，示例：01047015-01049830。
◆ 報(bào)送文件模板
在參數(shù)設(shè)置的報(bào)送文件模板可以預(yù)先對(duì)各種工程類型的報(bào)送文件進(jìn)行設(shè)定，在企業(yè)提交檔案時(shí)，自動(dòng)套用對(duì)應(yīng)的文件模板。
◆ 電子檔案數(shù)據(jù)掛接
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與掃描件的掛接。
以拖拽方式將掃描圖片文件直接上傳到對(duì)應(yīng)的檔案信息文件夾中（如下圖），實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案與卷宗信息的合并、掛接功能。
點(diǎn)擊“保存”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)掛接掃描的圖像，掛接后的卷內(nèi)目錄圖片信息，如下圖。
通過調(diào)整卷內(nèi)目錄內(nèi)材料名稱的起止頁碼（如下圖），系統(tǒng)能自動(dòng)控制卷內(nèi)目錄下材料名稱對(duì)應(yīng)掛接的文件和數(shù)量。
點(diǎn)擊“卷宗”（如下圖），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將該卷宗的圖像文件進(jìn)行合并，自動(dòng)生成PDF數(shù)字卷宗文件。
◆ 圖片影像管理
（1）提供紙質(zhì)檔案圖像的掃描及編輯功能，對(duì)掃描后的圖像提供放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、編輯、剪裁、去污點(diǎn)、亮度調(diào)整、Gamma調(diào)整等。
（2）掃描時(shí)可以自動(dòng)計(jì)算出當(dāng)前卷內(nèi)目錄下已經(jīng)掃描了多少張圖片。
（3）在圖像列表中可以粘貼、剪切、刪除、插入圖像。
（4）可以對(duì)圖像實(shí)現(xiàn)翻頁、放大、縮小，以方便查檔人員的要求。
（5）提供刪除圖像、刪除卷內(nèi)目錄的功能，修改功能。
（6）提供自動(dòng)瀏覽功能，可以在不操作的情況下自動(dòng)瀏覽當(dāng)前卷的圖像。
（7）自動(dòng)添加防偽水印功能。
（8）所有的檔案都通過掃描進(jìn)入了服務(wù)器，如果需要調(diào)用檔案則只要輸入權(quán)證號(hào)（或相應(yīng)關(guān)鍵搜索詞）就能夠調(diào)該檔案的所有材料，通過需要打印某張材料則點(diǎn)擊該張材料就可以打印出來。
◆ 存儲(chǔ)格式管理
1、圖片文件一般采用JPG格式。
2、卷宗文件所包含的圖片可以文件為單位生成PDF文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)，一個(gè)文件對(duì)應(yīng)一個(gè)PDF文件，一份案卷對(duì)應(yīng)一個(gè)或多個(gè)PDF文件。一個(gè)項(xiàng)目、工程、案卷分別對(duì)應(yīng)一個(gè)文件夾，一個(gè)項(xiàng)目文件包括一個(gè)或多個(gè)工程文件夾，一個(gè)工程文件夾包括一個(gè)或多個(gè)案卷文件夾，一個(gè)案卷文件夾包括一個(gè)或多個(gè)PDF文件。
軟件及數(shù)據(jù)安全
1、 軟件開發(fā)符合國家信息化安全標(biāo)準(zhǔn)，有相應(yīng)的加密功能，和權(quán)限訪問管理功能。支持加密鎖等安全設(shè)計(jì)。
2、 數(shù)據(jù)回收站：檔案管理軟件著錄時(shí)刪除的數(shù)據(jù)和電子檔案文件應(yīng)臨時(shí)保存在數(shù)據(jù)回收站子系統(tǒng)中，可以隨時(shí)回復(fù)，也可以徹底清除，以防誤刪除有用的檔案數(shù)據(jù)。
3、 沒有通過系統(tǒng)認(rèn)證的計(jì)算機(jī)無法登錄，已認(rèn)證的計(jì)算機(jī)可以關(guān)閉或禁止登錄。
4、 對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，防止直接拷貝檔案數(shù)字化文件數(shù)據(jù)，保證電子檔案離開檔案管理系統(tǒng)便不能使用。
◆ 設(shè)計(jì)規(guī)范
1. GB/T50323-2001《城建檔案著錄規(guī)范》
2. GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》
3. CJJ/T 158-2011《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》